Anleitung zum Archivieren von E-Mail-Postfächern

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Ein volles E-Mail-Postfach kann nicht nur unübersichtlich werden, sondern auch zu verschiedenen Problemen führen. Regelmäßiges Archivieren Ihrer E-Mails ist daher unerlässlich. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre E-Mail-Postfächer in Apple Mail und Microsoft Outlook archivieren können, um Speicherplatz freizugeben und Ihre Daten zu sichern.

Warum ist das Archivieren von E-Mails wichtig?

1. Speicherplatz freigeben:
   • Wenn Ihr Postfach an seine Speichergrenze stößt, können keine neuen E-Mails empfangen werden. Durch das Archivieren und Leeren des Postfachs schaffen Sie Platz für neue Nachrichten und sorgen für einen reibungslosen E-Mail-Verkehr.
2. Datensicherung:
   • Durch regelmäßiges Archivieren Ihrer E-Mails bewahren Sie wichtige Nachrichten sicher auf. Sollte Ihr Postfach versehentlich gelöscht oder ein technisches Problem auftreten, haben Sie stets eine gesicherte Kopie Ihrer Korrespondenz. Zudem besteht eine Aufbewahrungspflicht bei geschäftlichen Mailverkehr laut HB, AO und GoBD.
3. Sicherheitsgründe:
   • Volle Postfächer sind anfälliger für Sicherheitsrisiken. Angreifer könnten versuchen, sich Zugang zu Ihrem Konto zu verschaffen, um sensible Informationen zu stehlen oder Ihr Konto und Inhalte für Spam zu missbrauchen. Durch regelmäßiges Leeren und Archivieren reduzieren Sie dieses Risiko und erhöhen die Sicherheit Ihrer Daten. Sie sollten sich auch immer Gedanken über ihre alten Passwörter machen, denn häufig sind diese zu kurz und zu einfach und somit für Brute-Force-Angriffe gefährdet. Lesen Sie auch unseren Artikel zu sicheren Passwörtern.

Indem Sie Ihre E-Mail-Postfächer regelmäßig archivieren, stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigen Nachrichten sicher gespeichert sind und Ihr Postfach optimal funktioniert. Befolgen Sie die untenstehenden Schritte, um Ihre E-Mails in Apple Mail und Outlook zu archivieren und von den genannten Vorteilen zu profitieren.

E-Mail Archivieren in der Apple Mail

1. Apple Mail öffnen:
   • Öffnen Sie die Apple Mail-App auf Ihrem Mac.
2. Archivierungsordner erstellen:
   • Klicken Sie in der Menüleiste auf Postfach und wählen Sie Neues Postfach.
   • Wählen Sie im Dialogfeld Lokal (On My Mac/Mein Mac) als Speicherort und geben Sie dem neuen Postfach einen Namen, z. B. „Archiv“. (Sie können auch für jedes Jahr ein anderes Archiv erstellen)
3. E-Mails auswählen:
   • Gehen Sie zu dem Postfach, das Sie archivieren möchten, z. B. Ihr Eingangspostfach.
   • Wählen Sie die E-Mails aus (z.B. letztes Jahr oder alles vor 6 Monaten), die Sie archivieren möchten. Sie können mehrere E-Mails auswählen, indem Sie die Shift-Taste (für aufeinanderfolgende E-Mails) oder die Command-Taste (für nicht aufeinanderfolgende E-Mails) gedrückt halten und die E-Mails anklicken. (Beachten Sie auch Ihre gesendeten E-Mails, diese werden ggf. separat angezeigt)
4. E-Mails verschieben:
   • Ziehen Sie die ausgewählten E-Mails per Drag & Drop in das neu erstellte Archiv-Postfach im Bereich „Lokal“ (On My Mac). Dies kann eine Weile dauern und Sie sollten nicht zu viele Mails auf einmal verschieben.
5. Speicherplatz freigeben:
   • Nachdem die E-Mails in das Archiv verschoben wurden, sind sie aus dem ursprünglichen Postfach entfernt und der Speicherplatz auf dem Server ist wieder verfügbar. Bitte prüfen Sie auch ob die gesendeten Mails verschoben wurden.

E-Mail Archivieren in Microsoft Outlook

1. Outlook öffnen:
   • Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer.
2. Archivierungsordner erstellen:
   • Klicken Sie auf Datei > Informationen > Extras > Ordnerverwaltung.
   • Wählen Sie Neuer Ordner und geben Sie dem Ordner einen Namen, z. B. „Archiv“.
   • Stellen Sie sicher, dass der Ordner unter „Persönliche Ordner“ oder „Outlook-Datendateien“ erstellt wird, um ihn lokal zu speichern.
3. E-Mails auswählen:
   • Gehen Sie zu dem Postfach, das Sie archivieren möchten, z. B. Ihr Posteingang.
   • Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten. Sie können mehrere E-Mails auswählen, indem Sie die Shift-Taste (für aufeinanderfolgende E-Mails) oder die Ctrl-Taste (für nicht aufeinanderfolgende E-Mails) gedrückt halten und die E-Mails anklicken.
4. E-Mails verschieben:
   • Ziehen Sie die ausgewählten E-Mails in den neu erstellten Archiv-Ordner.
5. Speicherplatz freigeben:
   • Nachdem die E-Mails in den Archiv-Ordner verschoben wurden, sind sie aus dem ursprünglichen Postfach entfernt und der Speicherplatz auf dem Server ist wieder verfügbar.
6. Automatische Archivierung (optional):
   • Sie können auch die automatische Archivierungsfunktion nutzen. Gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivierungseinstellungen.
   • Stellen Sie die gewünschten Einstellungen ein, um alte E-Mails automatisch in regelmäßigen Abständen zu archivieren.

E-Mail Archivieren in Mozilla Thunderbird

1. Mozilla Thunderbird öffnen:
   • Starten Sie Mozilla Thunderbird auf Ihrem Computer.
2. Archivierungsoptionen konfigurieren:
   • Gehen Sie zu Extras > Konten-Einstellungen (unter Windows) oder Bearbeiten > Konten-Einstellungen (unter macOS).
   • Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus der linken Seitenleiste aus.
   • Klicken Sie auf Kopien & Ordner.
   • Aktivieren Sie die Option Archivierung und wählen Sie den Zielordner für archivierte Nachrichten aus. Sie können den Standardarchivordner verwenden oder einen benutzerdefinierten Ordner angeben.
   • Konfigurieren Sie die Archivierungsstruktur (z. B. nach Jahr oder Monat), je nach Ihren Vorlieben.
3. E-Mails auswählen:
   • Gehen Sie zu dem Postfach, das Sie archivieren möchten, z. B. Ihr Posteingang.
   • Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten. Sie können mehrere E-Mails auswählen, indem Sie die Shift-Taste (für aufeinanderfolgende E-Mails) oder die Strg-Taste (für nicht aufeinanderfolgende E-Mails) gedrückt halten und die E-Mails anklicken.
4. E-Mails archivieren:
   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten E-Mails.
   • Wählen Sie Archivieren aus dem Kontextmenü. Die ausgewählten E-Mails werden automatisch in den konfigurierten Archivordner verschoben.
5. Automatische Archivierung (optional):
   • Mozilla Thunderbird bietet keine eingebaute Autoarchivierungsfunktion wie einige andere E-Mail-Clients. Sie können jedoch Add-ons wie AutoArchiveReloaded verwenden, um den Archivierungsprozess zu automatisieren.
   • Installieren Sie das Add-on AutoArchiveReloaded:
     • Gehen Sie zu Extras > Add-ons.
     • Suchen Sie nach AutoArchiveReloaded und klicken Sie auf Installieren.
     • Konfigurieren Sie die Archivierungsregeln nach Ihren Bedürfnissen.

Durch das Archivieren Ihrer E-Mails wird der Speicherplatz auf dem Server freigegeben und Ihre Postfächer bleiben übersichtlich. Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.